Hai teman-teman, mau cerita nih mengenai pengalamanku
menghadapi dua perusahaan besar (duileh bahasanya menghadapi, udah kayak mau
perang aja hahah). Meskipun sama-sama perusahaan besar, tapi ternyata berbeda
dan mungkin ga hanya antara mereka berdua doang berbeda, mungkin setiap
perusahaan juga mempunyai prosedur yang berbeda. Jadi beginilah ceritanya…
Aku merupakan anak dari seorang Bapak yang bekerja sebagai
supplier spare parts forklift beserta penyedia jasa servisnya juga. Sebagai
anak, aku pasti membantu usaha Bapakku ini, nah yang aku lakukan adalah :
- - mengirim email penawaran ke perusahaan terkait
- - mengirim invoice/ faktur ke perusahaan terkait
- - mencari distributor barang dan menghubunginya
- - berkomunikasi dengan perusahaan terkait via email mengenai jadwal servis dll
- - melakukan audit mengenai uang masuk
Di antara semua tugas di atas, yang paling bikin pusing itu
adalah melakukan audit uang masuk karena biasanya hal ini dilakukan per
beberapa bulan sekali, dan kenapa dilakukan? Meskipun biasanya setiap ada uang
masuk kami selalu mencocokkan tapi belum sempurna dan pekerjaan audit seperti itu
diperlukan karena kami menyadarinya ketika kami mulai bekerja sama juga dengan
perusahaan besar yang kedua dan membandingkan sistem atau prosedur di antara
kedua perusahaan ini sampai kami merasa sepertinya ada yang salah dengan
keuangan keluarga kami.
Perusahaan besar yang pertama sebut saja PT A. Hubungan yang
terjalin sudah sangat lama sehingga antara kami ( supplier/ kontraktor ) dengan
perusahaan tersebut berjalan kadang tidak sesuai prosedur. Bahkan saking
fleksibelnya, cukup pesanan via telepon atau lisan, maka barang sudah bisa
dikirim atau pekerjaan dikerjakan tanpa menunggu PO keluar, yang mana seharusnya kontraktor
mengirimkan penawaran kemudian perusahaan mengeluarkan PO baru dikerjakan dan
setelah selesai dikerjakan/ dikirimkan barangnya maka kontraktor dapat mengirim
faktur baik jasa maupun barang.
Namun apa yang terjadi jika semua berjalan
tidak sesuai prosedur? Kadang barang yang sudah dibelikan atau pekerjaan yang
sudah dikerjakan belum bisa ditagih lantaran terkendala oleh PO yang belum
keluar dari pihak perusahaan. Hal ini kadang diperparah dengan sistem
pembayaran yang kurang jelas yaitu uang akan masuk ke rekening dari perusahaan
tersebut pada hari Senin atau Kamis, udah kayak puasa senin-kamis yaa hahah.
Padahal dalam setiap faktur yang dikirimkan, tertulis catatan bahwa pembayaran
dilakukan 2 minggu setelah faktur diterima. Tapi apa yang terjadi ketika aku
melakukan audit? ada beberapa faktur yang sejak beberapa bulan bahkan ketika
aku posting tulisan ini, ada faktur bulan Maret 2016 masih belum selesai
pembayarannya. Nah, menghadapi perusahaan yang seperti ini memang suppliernya
yang harus bawel dan rajin-rajin mengecek mana saja faktur yang sudah masuk dan
mana saja yang belum. Sampai akhirnya kami diminta untuk merekondisi faktur
tersebut (mengganti nomor faktur menjadi faktur baru). Aku hanya bingung, jika
aku tidak melakukan audit apakah itu berarti hal seperti ini tidak akan ketauan
ya dan itu berarti tidak akan terbayar dong karena mungkin dokumen faktur yang
lama terselip atau gimana gitu di sana. Dan sedihnya lagi, selama ini Bapakku
kerja itu tidak pernah melakukan audit besar-besaran seperti sekarang, dan
akhirnya menimbulkan prasangka-prasangka buruk.
Tapi tentu saja hal ini akan lebih baik jika Perusahaan A
mempunyai prosedur yang lebih teratur seperti yang diterapkan pada Perusahaan
B.
Pada perusahaan B, meskipun sudah menginformasikan via
telepon atau sms namun mereka pasti mengirim email mengenai permintaan barang
atau servis, dan obrolan lainnya. Kemudian setelah kami mengirim email
penawaran, meskipun sudah deal, tapi kami tetap tidak bisa melakukan pekerjaan
sebelum menerima PO dari perusahaan tersebut. Baru setelah PO dikeluarkan oleh
pihak perusahaan, obrolan kembali dilanjutkan seperti halnya mengenai jadwal
pengerjaan, semuanya tetap dilakukan via email sehingga nantinya percakapan
antara supplier/kontraktor dengan perwakilan perusahaan tersebut diteruskan
kepada bagian-bagian lain di perusahaan tersebut jadi kerjasama terlihat
transparan dan lebih resmi. Setelah pesanan selesai dipenuhi, supplier dapat
mengirim tagihan yang disertai PO dari perusahaan tersebut dan pembayarannya
pun jelas dillakukan yaitu setiap faktur yang dikirim sebelum tanggal 15 akan
dibayar setiap tanggal 2 di bulan berikutnya, namun untuk faktur yang dikirim
setelah tanggal 15 akan dibayarkan pada tanggal 16 bulan berikutnya.
Nah yang kutangkap dari berhubungan dengan kedua perusahaan
besar ini adalah…. sesuatu yang dilakukan sesuai dengan prosedur memang
kelihatannya lebih lama, dari proses pengajuan penawaran sampai tahap
pengerjaan pun kadang bahkan memakan waktu satu bulan. Tapi dari proses
pengerjaan sampai uang masuk ke rekening tidak lama, sekitar dua minggu sampai
paling telat satu bulan dan tanggal pembayaran sudah pasti dan juga kemungkinan
faktur terselip pun sangat kecil karena pihak perusahaan yang sesuai prosedur
juga sangat cerewet ketika ada tahapan yang dinilai lamban dalam
penyelesaiannya. Pernah pertama kali kami mulai bekerja sama, saat itu
pekerjaan sudah dilakukan dan tinggal melakukan penagihan/ pengiriman faktur. Karena
terlalu banyak pekerjaan di perusahaan lain, faktur belum sempat dikirimkan
sampai mereka yang mengingatkan kepada kami bahwa kami belum melakukan
penagihan. Sangat berbeda dengan perusahaan A yang mereka kurang memperhatikan
prosedur, yang penting pesanan dikerjakan. Dan menurutku memang seperti itulah
gunanya posedur dibuat, apa-apa pun harus
dilakukan sesuai dengan prosedur agar semua berjalan dengan baik tanpa
merugikan pihak manapun.
Sekarang kami masih memperjuangkan beberapa faktur di tahun
2016 yang belum selesai pembayarannya… semoga lancar kan lumayan buat beli ice
cream.
oh ya, karena sekarang apa-apa harus sesuai dengan prosedur, maka kami baru saja membuat domain sendiri dan memiliki akun email ber-domain sendiri dan ini semua aku yang mengerjakannya dengan modal google dan uang untuk membeli hosting dan domain huhu, ternyata modal lumayan juga ya, jadi kepikiran untuk bikin domain sendiri untuk blog tapi kayaknya nanti-nanti aja deh hehe
==========================
Komentar
Posting Komentar